リモートワークが注目される背景

リモートワークを行っている企業は数多くあり、日本人の働き方にも大きな変化が生じ始めたといえるでしょう。その背景にはいくつかの要因があり、具体的には以下のようなことが挙げられます。

最大の要因は新型コロナウイルスの流行

リモートワークが推進されるようになった最大の要因としては、やはり新型コロナウイルスの流行による影響が挙げられます。2020年初頭から深刻化し始めた新型コロナウイルスの流行は私たちの働き方にも様々な制限をもたらすようになり、その対策としてリモートワークが推進されるようになったことはいうまでもありません。

働き方の多様化

リモートワークが普及した背景には、そもそも我が国において随分前から働き方に対する考え方の変化が広く生じ、その多様化が進んでいたことも大いに関係しています。

とりわけ通勤・帰宅に膨大な時間を割く必要のない在宅勤務はこのころから注目度が高まりつつあったことから、新型コロナウイルスの流行が始まる前からリモートワークが普及する徴候はあったといえるでしょう。

リモートワーク向けのサービス・ツールが登場したことも一因

リモートワークが広く行われるようになったことにより、その作業効率を高めるためのサービスや各種システム、ストレージなどのツールも数多く登場しました。これにより、リモートワークを行う効率面やコスト面などでのメリットはより多くなり、このこともまたリモートワークが普及する一因になったといえます。

この点においてはクラウドサービスもリモートワーク普及を促進したツールの一つとして挙げられ、リモートワークとクラウドサービスの間に強いつながりがあるのです。

リモートワークにおけるセキュリティ上のリスク

リモートワークを行うためには旧来のシステムを見直し、再構築する必要が生じることもあります。その際にはセキュリティ面での課題が表出することもあり、それらを解決した上でリモートワークを開始しないと、以下のようなトラブルに見舞われる危険性があります。

機密情報の漏洩

リモートワークを行うためのクラウド移行では、機密情報の漏洩リスクが高まることを知っておかなければなりません。とりわけ以下のパターンによる漏洩は非常に多く、社内全体で注意喚起する必要があります。

・私物端末を使用することによる漏洩

社内における普段の業務で会社所有の端末を使用している場合、リモートワークではそれぞれの社員の私物端末を使用しなければならなくなることもあります。これにより、端末ごとのセキュリティ性能に差ができ、特にセキュリティ性能の低い端末から重要な情報が漏洩してしまうというケースも少なくありません。

・端末自体を紛失することによる漏洩

端末を社外へ持ち出すと、紛失による情報漏洩のリスクが高まることとなります。例えばUSBなどは特に紛失しやすく、誰が持っているのかを逐一記録するなどして管理を徹底することが大切です。

・クラウドサービスを介した漏洩

リモートワークでは、クラウド移行によって再構築したシステムやストレージなどを利用することも多いでしょう。しかし、クラウドサービスの中にはセキュリティ性能の低いものも存在することから、クラウド移行によって情報の漏洩リスクが高まるケースがあることも覚えておきましょう。

ウイルス感染

リモートワークとそれに伴うクラウド移行では、ウイルスの感染リスクが高まることもあります。こちらもまたセキュリティ対策の十分でない私物端末の使用などが原因となるケースが多く、その対策においてはクラウド移行時の注意喚起などが不可欠です。

セキュリティの面でもクラウド導入は大事！

業務で使用するシステムを再構築し、リモートワークを導入する際にはクラウドサービスを活用するのがおすすめです。その主な理由としては、業務効率やセキュリティに関わる以下のような点が挙げられます。

社員同士で迅速なコミュニケーションを行えるため

リモートワークのデメリットとしては、離れた場所にいる社員同士でのコミュニケーションが迅速に行えないという点が挙げられます。クラウドサービスにはビデオ通話やチャット機能が搭載されているものも多く、社員だけでなく顧客などとのコミュニケーションを円滑に行えるという点においても、大きなメリットとして挙げられます。

ストレージによるファイル共有が業務効率を格段に向上させるため

クラウドサービスにはストレージ機能が搭載されていることも多く、この機能を活用すれば社員同士でのファイル共有なども簡単に行えるようになります。また、ストレージを利用した場合、メールを利用してファイル共有をする場合に比べて誤送信などによる情報漏洩リスクも低減できることから、セキュリティ面でのメリットも得られます。

セキュリティ性能の優れたサービスも多いため

システムの再構築を伴うリモートワークの推進でクラウドを活用する場合、セキュリティ性能の低いサービスが存在するという点は大きなデメリットとなります。しかしながら、かつてに比べると、クラウドサービスにはセキュリティ性能が格段に向上しているものも数多く存在します。

セキュリティ面に関しては、サービスの選定さえ慎重に行えば、大きな心配はいらないでしょう。

リモートワークでの文書管理はクラウドが必須！

企業でリモートワークを行うためには、システムを再構築することが不可欠です。とりわけリモートワークでの文書管理においては、クラウドの活用が大きな効果を発揮します。システムの再構築を行う際には、以下の点を留意しておくことも大切です。

リモートワークの文書管理で生じやすいトラブル

コロナ禍におけるリモートワークでは、仕事で必要な文書が会社のパソコンに保存され、自宅で閲覧することができませんでした。そのため、データを自分のパソコンへ移すためだけに出社したというケースもあったようです。

データのセキュリティ面に配慮しつつも、テレワークを行う従業員が必要に応じて会社のデータの利用ができるクラウド化は、やはり欠かすことはできません。

リモートワークで文書管理が必要な理由

リモートワークにおいて文書管理が必要な理由には、以下のような点も挙げられます。

・セキュリティに関連するリスクを軽減するため

前述したように、リモートワークを行う際、私物端末の利用や紛失による機密情報の漏洩をはじめとしたセキュリティ面でのリスクが生じやすくなります。このようなリスクはストレージを活用して文書管理を行うことで低減できることもあり、リモートワークのクラウド活用がおすすめです。

・データの属人化を防ぐため

データの内容や保存場所などを特定の人だけしか把握できていない「属人化」は、リモートワークにおいて大きなリスクとなりえます。このリスクを低減するという意味においても、クラウドの活用が不可欠となり、そのためのシステムの再構築などを行うことが求められます。